Sådan styres projekterne smartere
Forretningsplaner indeholder ofte flere projekter for at kunne fokusere på særskilte delområder og holde særligt fokus på helt specifikke indsatsområder.
Jens Sørensen: En bæredygtig forretningsplan kræver totalindsigt på alle eksterne og interne forhold samt kræver stor disciplin.
Det handler dog ikke om at skrive hundredvis af sider, men det handler om at skrive de rigtige sider. Hvad vigtigt er: Det handler ikke om drømme, det handler om realisme.
Herunder vigtige input til forløbet:
• Start med at beskrive formålet med planen
• Lav et "management summary" (udfærdiges af direktionen)
• Sørg for at vedlægge for analyser (så man er klar til at gå i proces)
• Sørg for, at der er timing (tidshorisonter) på alt
• Sørg for, at der ikke er ressourcebegrænsninger
• Kombiner altid tal med handlinger (tal kan ikke stå alene)
• Alloker opgaverne og mulighederne over på de rigtige mennesker (de, som kan bringe resultaterne) = indiker ejerskab
• Arbejd med delmål (for lettere at sikre total målopfyldelse)
• Afhold hyppige afstemningsmøder (inklusive forventningsafstemninger)
Styrer slagets gang
En solid forretningsplan skal være kendt af hele organisationen, som minimum planens målsætningsside.
Selve projektstyringen kan med fordel styres igennem af en ekstern facilitator. Det betyder, at alle operationelle folk kan koncentrere sig om opgaverne. Mødelederen (facilitator rollen) koncentrerer sig om at fastholde deltagerne til det essentielle og styrer slagets gang (dog uden beslutningsdygtighed).
Et projekt er ikke en proces - et projekt har en begyndelse og en slutning. Sørg for, at alle projekter er en naturlig del af forretningsplanen. Jeg kan anbefale denne simple arbejdsform:
1. Planlægningsfasen
2. Analysefasen
3. Implementeringsfasen
4. Målopfyldelse (den endelige afrapportering)
Sørg for at være specifik på alt. Det letter hele forløbet og efterlader seriøsitet.
