Smart system følger bilen til dørs
Af Kim Lesanner
IT-VÆRKTØJ Hos Andersen & Martini er det slut med store foldede papirsagsmapper, der flyder over med noter fra diverse sælgere, mekanikere og andre. I det øjeblik hvilken som helst sælger klikker på "udført salg" på sin pc, popper et nyt vindue op med en række stationer, som bilen nu skal igennem. Første station er ankomst til Danmark, hvorefter stationerne følger i en lind strøm. Det er for eksempel transport til leveringssted samt kosmetisk- og mekanisk klargøring. Sidste station på rejsen er levering hos kunden.
Undervejs på de forskellige stationer klikkes udført arbejde af, så vognen meldes klar til næste station. På den måde er det let for alle at følge med i, hvor langt vognen er nået. Det har også den fordel, at alle sælgere på tværs i organisationen kan se, om leveringsdatoen stadig holder vand, eller om der skal justeres undervejs. Hvis en given sælger således er syg eller bortrejst, kan alle slå op i systemet og give svar med det samme.
Styr på bilerne
- Især på leasingaftaler kan der ske ændringer, fordi kunderne vil have en anden bil, eller have den leveret et andet sted. Det sker oftere, end man tror, og hver gang er der papirer, som skal udfyldes manuelt, og diverse noter bliver skrevet ind i fysiske sagsmapper. Det slipper man helt for nu, hvor det bare er at skrive ændringerne ind i flowsystemet, og så genberegner systemet tiderne, så man får en ny leveringsdato, siger
Niels Kinnerup, seniorudvikler hos Biltorvet A/S, der står bag systemet.
Flow-systemet er en udvidelse til salgsstyringsprogrammet AutoDesktop. Det er bygget til at holde styr på bilerne, og hvornår de senest skal have været igennem en station for at nå leveringsdatoen. På den måde kan eksempelvis værkstedet se, hvor mange biler der er i kø, og hvornår de senest skal have været igennem klargøringen og være sendt videre til næste station for at nå deadline.
Hent fem timer pr. bil
Indlagt i systemet er også de mange administrative opgaver såsom bestilling af nummerplader, servicebog og serviceaftaler, samt oprettelse i arkivet. Alle kan til enhver tid se alle biler, og hvor langt de er i processen.
Behovet for systemet opstod på baggrund af en undersøgelse af det administrative tidsforbrug.
- Vi målte, at vi brugte knap 11 timer i gennemsnit på administration på hver fabriksbestilt bil. Den kortest mulige tid ville være seks timer, så der var hvert fald fem timer at hente per bil, husker Jesper Bjørn Hansen, der er vicedirektør hos Andersen & Martini.
Med tanke på at koncernens ni afdelinger sælger mange tusinder nye biler og varevogne om året, giver det en del timer at hente.
Det fejler aldrig
De fem timers forskel skyldtes ofte, at der skete fejl undervejs. Flow-værktøjet i gamle dage bestod af et fælles regneark, som sælgerne kunne ændre i. Havde man brug for oplysninger om en bil, blev de printet, men der kunne blive tilføjet nye oplysninger af andre sælgere eller medarbejdere, og det bevirkede, at udskrifterne ikke altid var opdaterede. Jesper Bjørn Hansen nævner et andet eksempel:
- Slutsedler var på papir og kørte mellem afdelingerne på en postvogn. Det skete, at de blev væk. Sådanne fejl slipper vi for i dag, hvor alt kører digitalt. Vi har i den sammenhæng ingen fejl længere, siger han.
Smid de gamle vaner
Jesper Bjørn Hansen fortæller, at den største udfordring undervejs var at få medarbejderne til at smide de gamle vaner og bruge bilsalgsværktøjet AutoDesktop til alt. Indførelsen af den ny teknologi skete derfor én afdeling ad gangen.
- Der var meget skeptiske folk, som nærmest nægtede det nye IT-system. Men i dag får systemet meget ros, og mange vil ikke undvære det. Flere er direkte begejstrede. Igen er det fordi, alle kan tydeligt se, at der sker færre fejl, siger han.
Og har man så hentet de fem timers administrativt spild?
- Vi har faktisk ikke målt det. Men jeg kan fortælle, at vi i dag sælger 20 procent flere biler, men er gået fra fem en halv administrativ medarbejder ned på tre en halv i samme tidsrum, oplyser han.
| Alle kan få systemet skræddersyet
Selv om flow-systemet er skræddersyet til Andersen & Martini, kan det fint leveres til andre bilhuse. Biltorvet A/S, der står bag Autodesktop, oplyser, at it-produktet kan skræddersys som også mindre versioner med få stationer i flowet.
|
| Åbent track & trace for kunder
Snarest skal systemet også være tilgængeligt for kunderne, der, i stedet for at ringe ind og spørge, selv vil kunne følge med i leveringen af en bil ligesom de velkendte track & trace-systemer ved pakkepost. Det vil være god service og spare sælgerne en masse tid.
|
